电子表少了一行，2026年用纸本补录并标「补录」

电子记录表数据行丢失可能因误删或覆盖。以14天绿豆芽生长记录为例（示意），第8天发现第7天整行消失。此时不能凭记忆补数字，只能翻纸本找回原始记录并标「补录」。

补录不是编造，是从纸本找回并标记

纸本是现场用笔写的原始记录，电子表是抄录副本。缺行时翻纸本找当天数据抄回，并在该行备注写「补录」。例：第7天纸本写“芽长3.2厘米，根长1.8厘米，叶片数2”（示意）。抄回后备注输入“补录，来源：纸本第4页（示意）”。

补录备注模板：

备注写在“备注”列或该行末尾单元格后。若无备注列，新增一列“补录标记”。来源页码写清楚，补录人写名字或代号，补录时刻精确到分钟。

合格补录的三种形态

合格补录满足三个条件。其一，数字完全来自纸本，无改动、四舍五入或调整。纸本写“3.2”，电子表填3.2（示意）。其二，标记「补录」出现在同一行或紧邻单元格，不能隐藏或缩写。写“补”字也行，全写更清楚。其三，补录后保留纸本原样，不涂改、不撕页。

例：第7天纸本芽长3.2厘米（示意），电子表填3.2，备注“补录，纸本第4页，张同学，8月3日19:42”（示意），合格。另一种：插入新行，行首写“补录行”，填入抄来数值，也可，但不如在原行加备注直观。

纸本也没有第7天数据时，只能承认缺失。此时不能补录，电子表留空，备注写“缺测，纸本无记录”。

禁止补录的四类行为

1. 禁止默默假造数字填平。凭记忆写“3.0”（示意），不标补录，不写来源，是造假。哪怕记忆准，无纸本依据不能写。
2. 禁止补录后删掉纸本。这等于断开原始证据，无法验证补录准确。纸本是根，电子表是枝。
3. 禁止补录时抹掉原有标记。备注写错位置或覆盖其他单元格，使“补录”不可见，后续读者误以为正常录入。
4. 禁止在纸本上补写后再抄回电子表，相当于制造假纸本。

例：第7天没量，纸本没写，填“芽长2.9，根长1.5”（示意），是假数字。正确做法是留空并注明“缺测”。

纸本仍是原始优先，电子表只是副本

纸本永远高于电子表。电子表任何数字，只要纸本对应存在，改回纸本数字。丢行补录后，数字权威性来自纸本。

操作顺序：发现丢行，先停手，不立即编辑电子表。找纸本确认当天有记录。找到后，在纸本对应位置用铅笔轻轻画勾（示意）。然后输入电子表并加备注。画勾不是修改纸本，只是标记。若纸本无记录，不画勾，电子表留空。

若存有电子表副本，补录时只改主电子表，其他副本可同步或暂不改，但同步保留补录标记。不要删除旧副本，旧副本显示缺行能证明补录真实。

补录的完整流程示例

以14天绿豆芽记录为例，假设今天第10天（示意），发现第7天行消失。

先翻纸本。第7天记录在第4页，有“7月12日，芽长3.2厘米，根长1.8厘米，叶片数2”（示意）。

然后，在电子表第7天行插入一行，行首写“第7天”，填入芽长3.2、根长1.8、叶片数2（示意）。

随后，在备注列输入：“来源：纸本第4页；补录人：李同学；补录时刻：7月20日18:25”（示意）。若无备注列，在末尾单元格后加列，或用括号写“（补录）”。

接着，在纸本第4页该条记录旁用铅笔写“已补录至电子表”（示意）。保存电子表，不另存副本覆盖原文件。

禁止补录后删纸本，即使电子表已同步

有人觉得电子表补录完了，纸本没用，扔掉。绝对禁止。纸本是原始证据，写报告时评审可能要求查看原始记录。只有纸本能证明电子表数字不是编的。补录标记依赖纸本对照。销毁纸本，“补录”失去意义。

纸本留存到项目结束甚至更久。存放时不订书机订死，用文件夹或透明袋。纸本被水泡了也要保留残页，并标注“受损，原记录日期”。